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Alles im „Flow“? 5 Tipps für effizientere Zusammenarbeit

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Kommunikationslösungen können einen entscheidenden Einfluss auf die Produktivität eines Unternehmens und die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben. Komplizierte Technik, die nicht reibungslos funktioniert, und zu viele einzelne Anwendungen, die nicht ineinander integriert sind, führen zu Frust, Unübersichtlichkeit und Zeitverlust. Lösungen für effizientere Zusammenarbeit können hier Abhilfe schaffen: Benutzerfreundliche Unified Communications (UC)-Lösungen vereinen Plattform, Anwendungen und bei Bedarf Endgeräte, sodass alle Kommunikationskanäle und nötigen Funktionen nur einen Klick entfernt sind.

Frank Kirsch, Head of Collaboration Solutions Germany, Avaya GmbH & Co. KG, gibt fünf Tipps für effizientere Zusammenarbeit, die Unternehmen wieder in den richtigen „Flow“ bringen.

  1. Auf mobile Technologien setzen
    Mobiles Arbeiten ist das Paradigma unserer heutigen Arbeitswelt – Smartphones, Tablets und Laptops sind allgegenwärtig. Damit dies jedoch ohne Produktivitätsverlust funktioniert, benötigen Unternehmen eine UC-Lösung, die für jedes Gerät (mobil-)optimiert und individuell auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten ist. So können Mitarbeiter flexibel zwischen Funktionen und Geräten wechseln, ohne aus dem Takt gebracht zu werden. Anrufe, die beispielsweise vom Desktop-Telefon gestartet wurden, können dann reibungslos auf dem Smartphone fortgesetzt werden. Ebenso kann durch einen Klick vom Chat zu einem Anruf oder einer Videokonferenz gewechselt werden, egal von welchem Ort und welchem Gerät aus. So bleiben Mitarbeiter unterwegs genauso fokussiert und produktiv wie im Büro.

  2. Download überspringen
    Moderne UC-Lösungen setzen auf WebRTC (Web Real Time Communication). Dies ist ein offener Standard, der es Nutzern ermöglicht, Anwendungen wie Sprachanrufe, Video oder das Teilen von Dateien und Desktops innerhalb ihres Webbrowsers zu nutzen. Dank der sicheren Übertragung durch SRTP (Secure Real-Time Transport Protocol) in Kombination mit einer Direktverbindung von Browser zu Browser und einer zusätzlichen Verschlüsselung ist WebRTC auch für die Business-Kommunikation ideal geeignet. Da die Datenübertragung in Echtzeit stattfindet, können Nutzer so einfach und schnell über das Internet kommunizieren, ohne zusätzliche Programme oder Apps herunterladen zu müssen. Unternehmen sollten daher auf UC-Lösungen mit WebRTC achten, um auf jedem Gerät und Kanal ein ausgezeichnetes Benutzererlebnis sicherzustellen.

  3. Einfach einbetten
    Laut einer Studie von IHS Markit Technology glauben 69 Prozent der Befragten, dass „Integration in Geschäftsanwendungen“ eine wichtige UC-Funktion ist. Eine moderne UC-Lösung ermöglicht es Mitarbeitern, in den Anwendungen zusammenzuarbeiten, die sie kennen und jeden Tag nutzen, wie zum Beispiel Salesforce, Office 365, Google Apps und andere. Durch die direkte Integration haben Mitarbeiter immer alle vertrauten Anwendungen zur Hand und müssen sich nicht in neue, unbekannte Tools einarbeiten.

  4. Videokommunikation
    Während Videokommunikation für manche Menschen noch ungewohnt sein mag, ist sie für viele Millennials und die Generation Z ganz natürlich. Sie hilft, Teams an unterschiedlichen Standorten enger miteinander zu verknüpfen und kann die Produktivität von Meetings stark erhöhen. So fand ZK Research heraus, dass Teilnehmer in Videokonferenzen 200 Prozent mehr lernen als bei Audio-Calls ohne Video. Zudem nehmen Teilnehmer von Videokonferenzen Informationen 40 Prozent schneller auf als in reinen Audio-Meetings und behalten 28 Prozent mehr Informationen. Videokonferenzen enden darüber hinaus 73 Prozent häufiger pünktlich als Audio-Calls, da sie den Entscheidungsprozess beschleunigen.

  5. Wechsel in die Cloud
    Nur wenn Mitarbeiter von überall aus Zugriff auf Ressourcen und Kommunikationskanäle besitzen, können sie in einer mobilen Arbeitswelt ohne Produktivitätsverlust zusammenarbeiten – egal, ob sie sich im Home Office, auf Geschäftsreise oder im Büro befinden. Mit Cloud-Lösungen wie der Avaya Cloud arbeiten Mitarbeiter nicht nur von überall aus und mit jedem Gerät; sie können auch neue Funktionen nutzen, sobald diese verfügbar sind, da Updates automatisch vom Hersteller kommen. Das sorgt für mehr Sicherheit und entlastet die IT-Abteilung. Dank der hohen Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen können Unternehmen sie je nach aktuellem Bedürfnis flexibel erweitern oder Dienste reduzieren. So zahlen Unternehmen immer nur für das, was sie tatsächlich benötigen – besonders für mittelständische Unternehmen ein entscheidender Vorteil.

Unser Gastautor:
Frank Kirsch ist Head of Collaboration Solutions Germany bei der Avaya GmbH & Co KG.

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